Le guide de e-(mail)-gentleman
Suite à la crise existentielle courante (voire banale) chez tous les gens qui reçoivent pas mal de mails, je me suis dit que j'allais mettre à l'écrit quelques règles de courtoisie emailienne. Le principe fondateur de ces règles est le suivant : économiser au maximum le temps de l'interlocuteur.
Je n'arrive personnellement plus à gérer l'ensemble des mails que je reçois et distingue désormais les mails qui s'inscrivent dans l'accomplissement de ma TODO et ceux qui proviennent d'un agenda d'expéditeurs qui ne correspond pas à ma TODO.
Si vous voulez me combler (et j'ai ouïe dire que je n'étais pas le seul à apprécier ce type de règle), voici quelques principes à avoir en tête :
- l'objet de votre mail est explicite,
- l'objet du mail précise l'urgence et l'importance (via des tags [urgent] ou [important]), et ces tags ne sont pas utilisées pour rien,
- le mail est le plus court possible, si possible ne dépasse pas quelques lignes,
- les mots clefs importants de l'échange sont intégrés (en particulier le nom des personnes et des boites pour les intros), pour faciliter la recherche ultérieure pour mon destinataire,
- l'ensemble des éléments externes dont je fais référence sont inclus directement dans l'article, avec une dénomination explicite (pour le destinataire), en privilégiant les liens URL aux PJ, et les outils d'édition collaboratifs aux outils de stockage si pertinent (si édition nécessaire, plutôt gdrive que dropbox ou ftp),
- seules les infos et éléments pertinents aux destinataires sont intégrés, tout contenu complémentaire est précisé via lien url.
Pour infos, voici mes pratiques (et j'aimerais quelles soient autres) :
- je ne lis pas les mails dont je suis en copie (j'ai une règle gmail pour les archiver automatiquement, je les consulte que si besoin via la fonction recherche - merci pour l'astuce Deborah Rippol ;))
- je ne lis que les mails de mes proches dans ma boite perso,
- je ne manque aucun mail [important] et [urgent] dans mes boites pro,
- j'essaie au maximum d'avancer les mails de mes boites pros, je regarde quotidiennement le fil de la journée, réponds à ceux que je sais les plus importants et ceux auxquels je pourrais apporter une réponse ferme
- je laisse les personnes me relancer si j'ai manqué un mail ou réponds ultérieurement lorsque le mail s'inscrit dans la TODO mais que je n'ai pu y répondre plus tôt.
Et vous quelles sont vos pratiques ? Quelles règles modifieriez-vous ? Quelles règles ajouteriez-vous ?